En esta era digital perder información es una de las peores cosas que le puede pasar a cualquiera, imagínate perder los datos que has estado recabando por meses para elaborar un nuevo proyecto o el proyecto en sí, perder documentos necesarios para la realización de un trámite o esas fotografías que guardan recuerdos.
El 31 de marzo se conmemoró el Día Mundial del Backup o respaldo de información, fecha que se creó como una forma de ayudar a crear conciencia sobre el impacto que representa para las personas la pérdida de datos y el valor de estar preparados para una situación que atente contra nuestros archivos o información en general.
¿Cuáles son los impactos de la pérdida de datos?
Supongamos que has perdido información clave para un proyecto que debes entregar de manera urgente que no ha sido respaldada. El tiempo que invertirás en intentar recuperar esa información a través de algún milagro o en tener que investigar, recopilar y reescribir todo el proyecto se traduce en una menor productividad y tal vez provoque la entrega de un producto de calidad inferior. El tiempo que perdiste ya no lo recuperarás, por lo que deberás trabajar con un plazo de entrega disminuido y tal vez esto repercuta al final en una oportunidad perdida. Y recordemos que las oportunidades no surgen con tanta frecuencia.
El impacto de la pérdida de datos varía según el tipo de datos que se pierde y en qué momento ocurre la pérdida. Si realizas copias de seguridad de manera regular de todos tus datos importantes que has estado utilizando durante el armado del proyecto te evitarás grandes dolores de cabeza, ya que si algo ocurre podrás simplemente volver al momento en el que estabas con solo restaurar la información perdida desde tu último respaldo.
Además de perder datos o archivos fundamentales para tu trabajo, la pérdida de datos puede ser desgarradora si se pierden imágenes o videos que capturan recuerdos preciados que no podrás recrear.
¿Cómo se pierden los datos?
Hay varias formas de perder la información, algunas son evitables, mientras que otras son más difíciles de predecir y prevenir. Un malware que haya comprometido tu dispositivo puede ser la razón de la pérdida de datos, dependiendo del código malicioso, todo en tu computadora podría llegar a ser eliminado por completo, tus datos podrían corromperse o, si se trata de un ransomware, podrían cifrarse. Esta causa específica de pérdida de datos pertenece al ámbito de lo evitable si utilizas una solución de seguridad con todas las funciones y aplicas las mejores prácticas en ciberseguridad.
Mientras tanto, en el otro extremo del espectro, tenemos imprevistos o accidentes. Tu dispositivo podría ser robado o podría sufrir daños mecánicos, por ejemplo, si se derrama líquido sobre él o si se cae desde una altura significativa, pero más allá del daño mecánico, no es raro que los dispositivos funcionen mal, ya sea debido a los años de uso o como consecuencia de un defecto de fábrica que afecte a un componente específico, como el sobrecalentamiento del disco duro; puede ocurrir también un corte de energía, lo que significa que, si estás trabajando en una computadora de escritorio, podrías perder los datos en los que está trabajando en un abrir y cerrar de ojos si es que no está conectada a una fuente de corriente de respaldo como un UPS; por otra parte, también se debe tener en cuenta el error humano, que podría eliminar accidentalmente datos críticos o desencadenar una cadena de eventos que incluso podrían llevar a que tu dispositivo se borre por completo.
¿Qué hago si no tengo una copia de seguridad?
Si tus datos se borraron accidentalmente, deja de usar el dispositivo inmediatamente, pero no lo apagues, si funciona con batería, conéctale su cargador, luego, deshabilita toda conectividad de red —si tiene un “modo avión” o una función similar, habilítala y luego activa el “modo suspensión”, todo esto con la intención de evitar que el borrado de datos se sincronice con algún servicio de nube que tengas configurado.
Sin embargo, si tu dispositivo ha sufrido un derrame accidental de líquido, apágalo inmediatamente e intenta secarlo rápidamente con un paño suave y seco. Si hay algún medio externo conectado, desconéctalo y sécalo también. Déjalo unos días para que se seque por completo. Dependiendo de la magnitud del daño causado por el líquido, es posible que debas consultar a un servicio profesional. En febrero compartimos algunas recomendaciones acerca de que hacer si tu dispositivo es mojado accidentalmente, puedes consultarlas aquí.
Si tu dispositivo fue comprometido con ransomware, es posible que puedas encontrar descifradores gratuitos creados por compañías de seguridad para algunas familias de ransomware. También puedes intentar recuperar tus datos mediante el uso de varios softwares de recuperación que se desarrollaron específicamente para este propósito, estas utilidades pueden ser del fabricante de tu dispositivo o desarrolladas por fabricante de los componentes, o alternativamente, puedes confiar en software de terceros que pueden ser específicos para ciertos sistemas operativos o dispositivos.
Si te has quedado sin ideas acerca de lo qué puedes hacer por tu cuenta o sientes que el problema está fuera de tu alcance, entonces puedes pasar al siguiente nivel: contactar al área de TI si se trata de una perdida de datos relacionados con tu trabajo o, llamar a un especialista en recuperación de datos, sin embargo, considera esta alternativa como la última opción, ya que recuperar tus datos por esta vía puede significarte un costo que en ocasiones, dependiendo del tipo de perdida y recuperación, puede llegar a varios miles de pesos.
Dependiendo del tipo de dispositivo y el tipo de daño, los servicios de recuperación pueden ofrecerse mediante una conexión remota a tu dispositivo o requerir que lleves o envíes el dispositivo al servicio de recuperación. Si estás considerando esta opción, comunícate con el servicio lo antes posible, ya que ahí te aconsejarán con mejores argumentos qué es lo que puedes hacer con el dispositivo después de ocurrido el evento que provocó la pérdida de datos.
¿Y si ya cuento con copias de seguridad?
Existen muchas consideraciones que deben ser tomadas en cuenta a la hora de realizar un backup, como la elección de la información que queremos respaldar, el medio en el cual vamos a almacenar nuestros archivos o la frecuencia con la que realizaremos nuestras copias de seguridad, te recomiendo el articulo publicado en febrero con respecto a la realización de respaldos que puedes encontrar aquí; sin embargo, aunque hagamos nuestro respaldo, en muchas ocasiones cometemos ciertos errores que debemos evitar, estos son los 10 más comunes y algunas recomendaciones para evitarlos.
1. Almacenar las copias de seguridad en el mismo disco
Esto supone un gran riesgo para la información que se quiere respaldar, ya que, si los archivos no están alojados en un medio externo, en caso de robo, extravío o que el equipo deje de funcionar, las copias de seguridad se perderán junto a los originales y de nada habrá servido el esfuerzo.
2. Hacer respaldo de toda la información del disco
El fin de realizar respaldos es el de guardar una copia de aquellos archivos personales o laborales que contienen información única, como fotos, videos, trabajos académicos, proyectos, o en su defecto archivos que son muy difíciles de conseguir en Internet, como un documento con información de interés que descargamos hace tiempo y no sabemos cómo ni dónde buscarlo nuevamente en caso de necesitarlo.
En este sentido, guardar una copia del instalador de un programa que podemos descargar de Internet en cualquier momento no tiene mucho sentido, esto solo hará que ocupemos el espacio de almacenamiento con archivos poco relevantes y que se haga más difícil el proceso de clasificación de la información respaldada. Es importante no confundir la sincronización automática de nuestros dispositivos con un sistema de almacenamiento en la nube con una correcta estrategia de respaldo, ya que, si un archivo llega a eliminarse por error, en automático se borrará de nuestro almacenamiento en la nube.
3. No revisar la integridad de las copias de seguridad apenas se hicieron
Este es un error común y es muy fácil de evitar, solo se necesita verificar que tus archivos se copiaron correctamente y están accesibles una vez que haya terminado el proceso de copiado; Puede suceder que durante el proceso de respaldo el nuevo archivo se corrompa debido a un error en el momento en que se guarda el archivo.
4. No hacer copias de seguridad de manera periódica
Otro error común es no hacer el respaldo de la información de forma frecuente, especialmente si trabajamos con archivos o proyectos que están en proceso y que reciben cambios de forma regular. La mejor práctica es realizar un respaldo semanal de la información que consideremos como importante o sensible.
5. Hacer respaldo de información que no ha sido modificada
Otro error frecuente, que muchas veces está relacionado con realizar respaldos de forma desordenada o sin una debida planificación, es realizar copias de seguridad de archivos que no han sido modificados, con esto nos referimos a archivos que ya fueron respaldados y que por desorden o error de clasificación se vuelven a respaldar, ocupando espacio que podría aprovecharse para almacenar archivos que no cuentan con una copia. Algunos programas para realizar respaldos en la nube reconocen archivos duplicados, lo que ayuda a prevenir este error.
6. No cuidar los dispositivos en los que almacenamos nuestras copias de seguridad
Existen distintas alternativas a la hora de elegir el medio en el cual guardar nuestras copias. Por ejemplo, podemos utilizar un disco duro externo o una memoria USB para el almacenamiento, pero es importante tener en cuenta que los dispositivos físicos pueden romperse o extraviarse. De hecho, los discos duros son sensibles a los golpes, por lo que una caída puede ser suficiente para perder toda la información almacenada, mientras que las memorias USB pueden extraviarse fácilmente.
Otro punto que debes considerar es la vida útil de cada dispositivo que, por regla general, es de 3 años, sin embargo, esto se puede ampliar o reducir considerablemente dependiendo del uso que le demos a cada dispositivo. Es recomendable que el dispositivo usado para almacenar tu respaldo no sea utilizado para otra actividad mas que esa y en un periodo de 3 años sustituirlo por uno nuevo para evitar perdida de información por desgaste.
7. No tener clasificada la información que guardamos en cada dispositivo
Un error común y que está relacionado con el punto número dos (Hacer respaldo de toda la información del disco) es no clasificar nuestra información. Un buen respaldo incluye la debida clasificación de archivos en varios dispositivos según su nivel de importancia, esto no solo nos ayudará a evitar tener que buscar en varios dispositivos un archivo que necesitamos de manera urgente, sino que hará también más sencilla la tarea de realizar las copias de seguridad (sobre todo si usamos una solución para realizar automáticamente el respaldo), evitaremos la duplicidad de archivos y facilitará el proceso de restauración de la información en caso de que sea necesario.
8. Uso de contraseña débil en servicios en la nube que contienen nuestras copias
En otra ocasión ya hemos hablado de las contraseñas débiles y cómo los atacantes se pueden aprovechar de este tipo de credenciales para intentar acceder a la cuenta de un usuario, por ejemplo, mediante ataques de fuerza bruta o password spraying (puedes consultar más información aquí. Lamentablemente, muchos usuarios siguen optando por contraseñas débiles para acceder a sus cuentas, lo peor de todo es que muchas veces hasta utilizan la misma contraseña para otros servicios, esto los deja expuestos a posibles riesgos, sobre todo cuando algún servicio online sufre una brecha de seguridad y se filtra información de los usuarios, como nombres de usuario y/o contraseñas. Lo mejor es usar una contraseña compleja que conste de números, letras mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales, y que cuente con una longitud de al menos 10 caracteres.
9. No configurar bien las opciones de privacidad y seguridad del servicio en la nube
Google Drive, OneDrive o iCloud son algunos de los servicios más populares que utilizan los usuarios para hacer copias de seguridad. Pero los servicios en la nube indebidamente configurados pueden dejar expuesta nuestra información si no se toman las medidas necesarias.
Además de utilizar una contraseña compleja y no reutilizarla para otro servicio, se recomienda realizar acciones como implementar el doble factor de autenticación y configurar correctamente los permisos que establece, sobre todo, si compartes alguno de estos archivos. Por otra parte, ten en cuenta que la seguridad de muchos de estos servicios, como es el caso de Google Drive o OneDrive, recaen en la seguridad de las cuentas de Gmail o Outlook. Asimismo, tener presente que el acceso a una misma cuenta puede estar disponible desde más de un dispositivo, como una o más computadoras, así como a través de la aplicación en teléfonos móviles, por lo que las medidas de seguridad y privacidad también deben contemplar los distintos dispositivos.
10. No hacer respaldo
Si bien parece obvio, el último error es no hacer respaldo de nuestra información. No tomar conciencia de los riesgos de que la información se pierda si solo está almacenada en un solo lugar o de lo importante que puede llegar a ser contar con una copia de seguridad de nuestras fotos, videos familiares o cualquier otro documento de valor.
En resumen
Una cosa es segura: “es mejor curarse en salud”, en este contexto, es preferible hacer copias de seguridad de tus datos confidenciales e importantes a intervalos de tiempo regulares, para que de esta manera siempre haya algo a lo que puedas recurrir y no tener que tratar de recuperar frenéticamente todos los datos perdidos. Cuando se trata de planificar el respaldo, lo mejor es que esos recuerdos valiosos o datos críticos hayan sido almacenados en varios medios de almacenamiento.
Lo mejor que puedes hacer es utilizar varios medios de almacenamiento, como una solución en la nube confiable para que tengas los datos a la mano cuando los necesites (OneDrive, GDrive o iCloud), y también dispositivos de almacenamiento físico sin conexión a Internet, como un disco externo. Por si acaso, siempre que puedas cifra todos los datos antes de almacenarlos en cualquier medio, de modo que, si alguien robara tus copias de seguridad en la nube o tiene acceso a tus discos externos, los datos estarán igualmente protegidos.
Referencias
https://www.welivesecurity.com/la-es/2021/03/31/importancia-copias-seguridad-prevenir-perdida-datos/
https://www.welivesecurity.com/la-es/2021/03/29/backup-errores-comunes-cometen-usuarios/
